该说明适用于校内学院（部门）提出的申请。

一、可申请场馆

 四教报告厅、图书馆报告一厅、图书馆报告二厅、学术交流中心报告厅、学生活动中心、大剧场。

二、申请流程

 第一步：联系场馆中心028-87729418沟通可使用时间段；

 第二步：下载《西华大学校内会议场馆使用申请表》，下载地址：http://jkzx.xhu.edu.cn/7971/list.htm；

 第三步：一式两份由本学院（部门）负责人签字并加盖学院（部门）公章；

 第四步：将申请表交至场馆中心审批，确认后加盖公章，一份交场馆管理中心，一份留存；

 第五步：活动前一个工作日场馆管理中心将与活动联系人再次确认时间；

 第六步：活动结束后，学院（部门）联系人须填写会议场馆使用确认单及费用清单并签字；

 第七步：由场馆管理中心持使用申请表、使用确认单至计财处办理学院（部门）使用会议场馆管理费的转帐手续。

三、注意事项

1、学校会议场馆使用依申请时间顺序安排使用。如与学校临时安排的活动发生冲突，则优先安排学校活动。

2、使用学院（部门）需提前三个工作日向场馆管理中心申请，并按规定填写使用申请表，实际的活动内容与时间应与申请表相符。

3、为了更好的利用资源，倡导节能减耗，活动人数必须达到场馆实际座席的80%方可借用该会议场馆。

4、校内各单位使用会议场馆开展商业性、营利性活动，视同校外租用。

5、需要使用会议所需的额外服务需在申请时说明。活动期间无关人员不得随意进入设备间，擅自进入并导致事故的将追究其责任。

6、使用联系人需协助场馆管理中心管理员一起负责场馆内的安全工作，如防火、防盗、人员引导等。不得随意变动室内的摆放格局和私接电器、电线等。

7、使用单位须注意保持会场的环境卫生，不得擅自张贴、悬挂宣传横幅。宣传横幅应与场馆管理中心沟通做到指定位置，活动结束后应及时清除。禁止在室内吃零食及饮用有色饮料，严禁吸烟。

8、有下列情况的场馆管理中心将有权暂停该使用部门申请使用报告厅的资格：

 （1）实际使用会议场馆的内容与申请单上所填内容不一致的；

 （2）人数少于实际座席的80%，或超过实际座席的。

                              教育发展与科创服务中心场馆服务中心

                                   2022年10月10日