为进一步提高对校友工作的认识，加强校友工作，做好校友服务，开发校友资源，凝聚校友力量，充分发挥校友在学校学院建设与发展中的重要作用，促进学校和校友共同发展，制定本办法。
本办法包括五个部分，分别是工作机构及职责、班级校友联络员管理办法、校友返校接待流程、外出走访联络校友流程、校友QQ群（微信群）管理办法。
第一部分 工作机构及职责
学院成立校友工作小组，确定一名班子成员作为校友工作负责人，确定一名熟悉校友的教师作为校友工作负责老师。
（一）校友工作小组工作职责：
1、研究、制定学院年度校友工作的总体思路、工作计划；
2、负责组织年度联络、拜访校友；
3、建立学院校友信息库，定期维护信息；
4、接待返校校友开展各类活动；
5、组织协调院内教师和其他资源，参与校内外各类校友活动；
6、征集校友对学校学院发展的意见和建议，并上报学校学院相关部门；
7、指导毕业班辅导员班主任选拔毕业班级校友联络员；
8、做好校友活动的宣传报道；
9、其他涉及校友管理和服务的工作。
（二）校友工作负责人工作职责
1、拟定学院年度校友工作的总体思路、工作计划，上报学院党政联席会决议后，形成工作方案；
2、组织联络校友，安排走访校友事宜；
3、对接校友需求，联系校内相关部门和人员为校友及校友企业服务；
4、指导校友工作负责老师及相关人员每年更新校友信息库；
5、组织校友返校活动；
6、征集校友对学校学院发展的意见和建议，并上报学校学院相关部门；
7、指导毕业班辅导员班主任选拔毕业班级校友联络员；
（三）校友工作负责老师工作职责
1、协调年度联络、拜访校友事宜；
2、每年定期维护校友信息库；
3、接待返校校友，开展各类活动；
4、做好校友活动的宣传报道；
5、其他涉及校友管理和服务的工作。
第二部分 班级校友联络员管理办法
在学校校友办、学院校友工作小组的共同指导下，各学院辅导员（班主任）具体负责选拔、推荐工作，学院校友工作联络员负责汇总、报送。
（一）人数设置
大四、研三班级中设“班级校友工作联络员”1名/班
（二）选拔条件
1、关心母校发展，热爱校友工作，热心服务同学；
2、思想政治素质好，有奉献精神、有责任心、具备较强的组织沟通协调能力；
3、群众基础好，在班级中具有较强的影响力和号召力，能积极组织班级校友开展活动，能在服务校友和母校中发挥积极作用；
4、担任过班级（或以上）学生干部者优先考虑。
（三）推选方式
1、由各班级推荐，经本人同意，辅导员（班主任）审核，学院校友工作负责人汇总并报送学校校友办；
2、由学校校友办发文公布班级校友工作联络员名单，并颁发“班级校友工作联络员”聘书；
3、各学院的班级校友工作联络员推选工作于每年4月—5月进行。
（四）班级校友工作联络员责任
1、毕业后与学校校友办、学院校友联络服务中心和本班同学保持经常联系，掌握同学动态，协助学校健全、更新相关的校友通讯录；
2、积极参加学校校友会和所在地方校友会的活动，组织开展本班校友活动，并发挥积极作用；
3、收集本班同学对学校的意见和建议并及时反馈至学校校友会，支持学校建设发展；
4、积极向学校校友会投稿（文章、照片均可），报送优秀校友事迹供学校宣传报道；
5、在校期间组织本班同学积极参加学校校友会、学院校友分会举办的各项活动，培养班级同学校友意识，增强归属感和凝聚力。
第三部分 校友返校接待流程
（一）联络与策划
班集返校的，由班级返校负责人联络学院校友工作小组。班级负责人提出返校活动方案（含新冠疫情防控方案）和班集通讯录，由学院校友工作小组备案，由工作小组协调组织实施、提供服务。大规模校友返校的，返校活动方案由返校负责人、学院校友工作小组、学校校友办协商确定后执行。
个人返校的，在符合学校各项管理规定的基础上，自行活动。
由学院邀请回校进行访问、讲座、报告、招聘、产学研合作及其他活动的校友，由各邀请单位负责接待，需要学院工作小组、学校校友办予以协助的另行提出。
（二）迎接与座谈
班集返校的，一般须安排座谈会，需使用学院会议室、教室等场地的，需要协调相关领导、老师出席的，可以与校友工作负责老师联系。
个人返校的，在符合学校各项管理规定的基础上，自行活动。
学院邀请回校进行访问、讲座、报告、招聘、产学研合作及其他活动的校友，按学校相关接待流程与规范执行。
（三）参观与考察
校友返校需要参加校史馆、实验室、原住宿舍等的，由学校友工作负责老师分别协调学校档案馆、学院实验中心、宿管中心等安排。
（四）资料与宣传
集体返校的，组织者在返校活动结束后，将活动相关图片、资料交于校友工作负责老师存档。
学院邀请回校进行访问、讲座、报告、招聘、产学研合作及其他活动的校友活动，由校友工作负责老师做好相关宣传报告。
第四部分 外出走访联络校友流程
学院校友工作小组每年至少安排1次外出走访联络校友活动，具体活动方案上报学院党政联席会通过后实施。
第五部分 校友QQ群（微信群）管理办法
为加强与校友之间的联系和交流，学院根据实际情况，引导校友根据毕业年级、毕业专业、地区地域、行业产业等建立校友QQ群或微信群，为维护群秩序和热度，特制定本管理办法。
群管理机构
校友QQ群（微信群）原则上由一名群主和若干管理员组成。群主原则上由学院推荐群内威信较高、热心公共事务的校友担任，负责管理和维护群的正常运行；管理员由群主推荐，并报学院备案同意，负责协助群里做好群运行和关注群里信息。
群内行为准则
1、禁止在群里发布违反国家法律法规、违反社会主义道德、违反公序良俗的言论、图片、视频等。
2、禁止在群里发布广告信息、商业推销等内容。
3、禁止在群里恶意刷屏、散布谣言。
4、禁止在群里攻击他人（包含群内人员和非群内人员）
群内活动内容
1、发布与学校学院相关内容，发布校友活动情况、校友企业情况、校友发展情况、行业发展情况、日常生活情况等；
2、组织联络校友感情，加强互信交流，拓宽朋友圈、工作圈、兴趣圈等。
3、发布重要通知，组织线上活动，联络线下活动。
应急情况处理
一旦发现群里成员有违反本管理办法的行为，群主和管理员有权采取相应措施进行处理。首先对相关人员及时禁言，进一步了解情况后，给予警告或出群的处理。如果群成员存在违法国家法律的情形，学院会同群主、管理员共同商议进一步处理措施。
西华大学材料科学与工程学院
2023年1月1日
